Il gestionale Verticale 2.0 permette di gestire un numero potenzialmente infinito di documenti. Esistono infatti diverse tipologie di documento a cui sono associate caratteristiche che saranno comuni, ad esempio a tutti i documenti di trasporto, piuttosto che a tutte le fatture. Per ogni categoria l’utente può definire “n” causali documento e potrà così creare documenti, con le caratteristiche di cui necessita: come il documento deve aggiornare i saldi di magazzino o come confluire in contabilità generale.

Grazie alla flessibilità garantita dal flusso documentale e da una serie di automatismi, il caricamento di un documento è estremamente veloce: caricato il codice cliente ad esempio su un DDT, vengono richiamati la valuta, il codice pagamento, ecc. Il dettaglio degli articoli può essere definito sulle righe del documento, oppure importato da un documento precedente, ad esempio l’ordine. I prezzi degli articoli, così come il totale documento, vengono calcolati in base a parametri preimpostati (listini, contratti, ecc.), dando comunque la possibilità all’utente di modificarli.

La gestione del ciclo passivo è speculare rispetto al ciclo attivo e consente la gestione di tutti i documenti da/verso i diversi fornitori dell’azienda: documenti di trasporto di ricevimento ed inoltro merce, fatture passive, note di credito ricevute e documenti interni tutti ampiamente personalizzabili attraverso l’impostazione delle causali documenti. Anche le fatture passive (eventualmente generate dai D.D.T. di acquisto precedentemente caricati) possono essere contabilizzate in modo automatico, mediante l’apposita funzione presente nel modulo di ciclo passivo. La gestione del ciclo passivo si integra automaticamente con la gestione degli ordini a fornitore.

La procedura permette di controllare l’esposizione del cliente e quindi decidere con cognizione di causa se procedere o meno. È possibile stabilire in quali documenti debba essere automaticamente attivata la funzione di controllo del rischio cliente. Nel caso in cui l’importo del documento in essere superi il fido residuo, la procedura avvisa l’utente; il documento potrà essere confermato o meno, anche in base a quanto definito sull’anagrafica clienti. Il fido disponibile viene calcolato sottraendo all’importo del fido concesso al cliente le partite ancora aperte, gli effetti in scadenza, gli effetti scaduti, gli ordini in essere, i DDT emessi e non fatturati e le fatture emesse e non ancora contabilizzate.

Le provvigioni vengono calcolate per l’agente direttamente dai documenti di vendita e possono essere maturate alla data della fattura, alla data della scadenza oppure alla data dell’incasso. Per ogni agente, oltre ai dati anagrafici, vengono indicate le modalità di calcolo della percentuale di provvigione in base al cliente/articolo/gruppo merceologico/listino/zona/sconti ecc…

Molto utile è il programma di acquisizione che permette di automatizzare la fase di vendite con l’utilizzo di lettori barcode. Infatti è possibile creare un pre-documento indicando il cliente e leggendo i vari barcode magari direttamente a magazzino. Dopo aver confermato il movimento in un secondo tempo è possibile generare il documento effettivo che provvederà ad eliminare il movimento di acquisizione e a scaricare il magazzino.